Substituição, nota anterior e cofaturamento apontam para outra nota — e o autorizador refaz a mesma bateria de checagens em cada caminho. Duas dessas perguntas são cancelada e substituída, o que dá ao cancelamento efeito sobre documentos que ainda nem existem.
O manual tolera no máximo cinco minutos de diferença entre a hora de emissão e a de recebimento na SEFAZ. Acima disso a nota cai — e volta a cair na seguinte. Junto com ambiente, site, UF e município, são sete rejeições que não olham o conteúdo do documento.
Cada nota carrega o CNPJ da empresa que fez o seu software, um nome de contato, e-mail e telefone. E a norma organiza três níveis de acesso: consulta pública com o cliente mascarado, acesso restrito por certificado digital e o direito do tomador ao arquivo — mais dez terceiros nomeados.
Até 31 de janeiro de 2025 a norma só permitia substituir NFCom cujo pagamento não tivesse sido quitado. A condição caiu. Continuam de pé sete verificações sobre a nota referenciada, entre elas o prazo de cinco anos — e duas que a substituição nunca conserta: quem emitiu e quem recebeu.
O autorizador refaz a multiplicação de ICMS, PIS, COFINS, FUST e FUNTTEL item a item, com tolerância de dez centavos, soma tudo e ainda checa um teto por estado. E mesmo assim a norma diz que a autorização não convalida as informações tributárias da nota.
Quatorze unidades federadas rejeitam a NFCom que declara o destinatário como isento de inscrição estadual — entre elas São Paulo, Minas e Rio. Nesses estados o cliente só pode ser contribuinte com inscrição ou não contribuinte sem inscrição alguma.
A nota marcada como cofaturamento é justamente a que não pode levar o item de cofaturamento — e o mesmo vale para o faturamento centralizado. Doze rejeições cobram essa inversão, e outras cobram os CNPJs, o grupo de fatura e o item sem imposto.
No leiaute da NFCom, FUST e FUNTTEL têm base de cálculo, alíquota e valor por item — e mesmo assim não compõem o valor total do documento. As quatro retenções federais compõem, subtraindo. A assimetria explica doze rejeições e por que a nota do cliente PJ já sai líquida.
Seis regras rejeitam antes de a SEFAZ olhar a nota. Nenhuma se resolve reemitindo — e uma delas bloqueia a emissão por situação irregular perante o Fisco.
Uma aponta reenvio do mesmo arquivo; a outra, geração de chave nova para nota existente. Nas duas, a SEFAZ devolve o protocolo que comprova a autorização.
