O provedor no Simples Nacional descreve o mesmo faturamento três vezes, em três lugares diferentes: na nota que emite, na apuração mensal e na declaração anual. Cada um pede uma chave distinta — e nenhum deles aceita “receita de serviços” genérico.

Na apuração mensal há um detalhe que passa despercebido e muda o destino do imposto: ao informar receita de comunicação, o sistema pede a unidade federada para a qual o ICMS é devido — e não a de origem, como acontece no transporte.

Neste artigo

• A receita de comunicação tem item próprio na apuração
• A UF que se marca é a do imposto, não a da origem
• Substituto e substituído marcam opções trocadas
• Comunicação para o exterior é outro item
• Na declaração anual, desce ao município
• E na nota, o optante tem um grupo só dele
• A leitura: três descrições do mesmo dinheiro
• Onde conferir

A receita de comunicação tem item próprio na apuração

No programa em que se apura o Simples mês a mês, a receita não entra num campo único: o contribuinte escolhe as atividades e depois informa o valor de cada uma. E a comunicação não está no meio dos serviços comuns.

Ela aparece num item próprio, junto com os transportes intermunicipal e interestadual, descrito como os serviços “autorizados no inciso VI do art. 17 da LC 123” — o dispositivo que abre a exceção permitindo essas atividades no regime.

Dentro desse item há quatro opções, e duas são do provedor:

• Comunicação sem substituição tributária de ICMS;
• Comunicação com substituição tributária de ICMS.

Escolher errado aqui não é erro de digitação: é declarar outra coisa. E o efeito no cálculo é conhecido: já detalhamos que o DAS do provedor sai do Anexo III com o ICMS por cima.

A UF que se marca é a do imposto, não a da origem

Este é o ponto mais fino do manual, e ele fica claro quando se comparam as duas instruções lado a lado.

Para transporte, ao marcar a opção sem substituição, “o usuário selecionará a Unidade da Federação (UF) onde se iniciou a prestação do serviço”.

Para comunicação, ao marcar a opção sem substituição, “o usuário selecionará a Unidade da Federação (UF) para a qual o ICMS é devido”.

São critérios diferentes. No transporte, a régua é onde começou; na comunicação, é a quem o imposto pertence. Em ambos os casos o sistema traz, por padrão, a UF do estabelecimento — e é justamente esse preenchimento automático que faz o campo passar batido.

Para o provedor que atende assinantes em mais de um estado, a diferença deixa de ser teórica: aceitar o padrão pode significar direcionar o ICMS para a unidade federada errada, mês após mês.

Substituto e substituído marcam opções trocadas

O manual traz, entre parênteses, uma orientação que parece invertida à primeira leitura — e não é:

• na opção “sem substituição tributária de ICMS”, a observação é que “o substituto tributário deve utilizar essa opção”;
• na opção “com substituição tributária de ICMS”, que “o substituído tributário deve utilizar essa opção”.

Faz sentido pela lógica do regime: quem é substituto recolhe o imposto e por isso declara a receita como tributada normalmente; quem é substituído teve o imposto recolhido por outro e marca a opção que retira o ICMS do cálculo do seu DAS.

Vale conferir de que lado a sua empresa está em cada contrato — em cofaturamento e em revenda, os papéis mudam. Já tratamos do desenho do cofaturamento ao mostrar que o imposto foi declarado pela escrituração e o estorno tem prazo.

Comunicação para o exterior é outro item

Existe um item separado para os mesmos serviços quando prestados para o exterior, e ali a opção é simplesmente “Comunicação”.

O manual reproduz a definição que vale para isso: considera-se exportação de serviços a prestação para pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior, cujo pagamento represente ingresso de divisas, exceto quanto aos serviços desenvolvidos no Brasil cujo resultado aqui se verifique.

A ressalva final é a que costuma derrubar o enquadramento: serviço desenvolvido no Brasil com resultado verificado aqui não é exportação, ainda que o pagador esteja fora.

Na declaração anual, desce ao município

Na declaração anual do regime há um campo específico — “Prestação de serviços de comunicação” — com uma exigência de granularidade maior do que a da apuração mensal:

“Informar o valor dos serviços de comunicação, discriminando por UF e Município onde os serviços foram prestados.”

E o sistema é rígido: havendo valor informado, é exigido informar a UF e o município; se o valor for zero, o usuário é notificado a corrigir ou a desmarcar a unidade federada. Havendo mais de uma UF, é preciso inserir novas ocorrências.

Ou seja: quem atende vários municípios precisa ter o faturamento aberto por município ao fim do ano. Se o sistema de gestão não guarda essa quebra, a informação é reconstruída na mão — e é aí que ela vira estimativa.

E na nota, o optante tem um grupo só dele

A terceira descrição do mesmo dinheiro está no documento fiscal. O material de perguntas frequentes da NFCom publicado pela Receita Estadual do Rio Grande do Sul responde direto:

“As empresas do Simples Nacional devem utilizar o grupo ICMSSN, informando o CST = 90 e o indicador indSN = 1.”

É um grupo próprio, com código de situação tributária próprio e um indicador que declara, na nota, que o emitente é optante. A nota não repete a apuração — ela sinaliza o regime.

A leitura: três descrições do mesmo dinheiro

Esta é a nossa leitura: a mesma mensalidade é descrita na nota pelo regime, na apuração mensal pela UF a quem o imposto é devido e na declaração anual pelo município onde o serviço foi prestado. São três chaves diferentes, e nenhuma delas se deduz da outra automaticamente.

Enquanto esses três lugares não se cruzavam, a inconsistência ficava dormindo. Isso está mudando: já mostramos que a alíquota efetiva do optante passa a ser disponibilizada a quem emite documento fiscal. Quando o dado da declaração alimenta a nota, divergência deixa de ser assunto interno.

Três consequências práticas:

1. Não aceite a UF que vem preenchida. Na comunicação, o campo pede a unidade federada a quem o ICMS é devido — o padrão é a do estabelecimento, e ele só está certo se essa for a resposta.
2. Guarde o faturamento por município o ano inteiro. A declaração anual exige a quebra municipal da receita de comunicação, e reconstruir isso em janeiro é convite ao erro.
3. Confira em qual lado da substituição você está. As observações do manual invertem a intuição: o substituto marca “sem”, o substituído marca “com”.

A pergunta útil para fechar: “o nosso sistema sabe dizer, hoje, quanto faturamos de comunicação em cada município — ou só sabe o total?”

Onde conferir

O manual citado é o publicado no portal do regime e descreve o comportamento do programa na versão a que se refere; telas e itens podem mudar a cada atualização, e a Resolução CGSN nº 140, de 2018, foi alterada diversas vezes, inclusive em 2026. As orientações estaduais valem para a NFCom e podem variar entre unidades federadas. O enquadramento das suas receitas é matéria contábil — trate com seu contador antes de mudar como declara.

Fontes: Manual do PGDAS-D, publicado no Portal do Simples Nacional (item de seleção de atividades relativo aos serviços de comunicação, de transporte intermunicipal e interestadual de carga e de transporte intermunicipal e interestadual de passageiros autorizados no inciso VI do art. 17 da Lei Complementar nº 123, exceto para o exterior, com as opções “Comunicação sem substituição tributária de ICMS”, acompanhada da observação de que o substituto tributário deve utilizar essa opção, e “Comunicação com substituição tributária de ICMS”, acompanhada da observação de que o substituído tributário deve utilizar essa opção; o item equivalente para os mesmos serviços prestados para o exterior, com a opção “Comunicação”; a instrução de que, assinalada a opção “Transporte sem substituição tributária de ICMS”, o usuário selecionará a unidade federada onde se iniciou a prestação do serviço, e a instrução de que, assinalada a opção “Comunicação sem substituição tributária de ICMS”, o usuário selecionará a unidade federada para a qual o ICMS é devido, constando por padrão, em ambos os casos, a UF do estabelecimento; a definição, reproduzida do art. 25, § 4º, da Resolução CGSN nº 140, de 2018, de que se considera exportação de serviços para o exterior a prestação de serviços para pessoa física ou jurídica residente ou domiciliada no exterior cujo pagamento represente ingresso de divisas, exceto quanto aos serviços desenvolvidos no Brasil cujo resultado aqui se verifique; e o campo “Prestação de serviços de comunicação” da declaração anual, que manda informar o valor dos serviços discriminando por UF e município onde os serviços foram prestados, exigindo a informação de UF e município sempre que houver valor informado, notificando o usuário quando o valor for zero e determinando a inserção de novas ocorrências havendo mais de uma UF); e o documento de perguntas frequentes sobre a NFCom, da Receita Estadual da Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul, quanto à resposta de que as empresas do Simples Nacional devem utilizar o grupo ICMSSN, informando o CST igual a 90 e o indicador indSN igual a 1.