Todo provedor conhece o desconforto: a fatura do mês saiu, o imposto foi calculado sobre ela, e uma parte dos assinantes não pagou. O Simples Nacional tem uma saída para isso — o regime de caixa, em que a base de cálculo é a receita recebida, não a faturada.

Ela vem com três amarras que mudam a decisão: a escolha é anual e irretratável, o adiamento tem prazo de validade, e o regime de competência continua valendo para definir a sua faixa.

Neste artigo

• Os dois regimes, e o que cada um decide
• A parte contraintuitiva: a faixa continua sendo pela competência
• O adiamento tem prazo: até dezembro do ano seguinte
• Três eventos que antecipam tudo o que ficou para trás
• A escolha é anual e irretratável
• O registro obrigatório dos valores a receber
• A nota não sabe se você recebeu
• A leitura: o caixa adia o imposto, não o cancela
• Onde conferir

Os dois regimes, e o que cada um decide

A resposta oficial é direta: as microempresas e empresas de pequeno porte podem optar, anualmente, pelo regime de reconhecimento de suas receitas — caixa (receita recebida) ou competência (receita auferida).

Mas a opção não troca um regime pelo outro em todos os usos. Ela divide funções:

• a receita apurada pelo regime de competência continua sendo usada para os limites e sublimites e para o enquadramento nas faixas de alíquota;
• a receita recebida é usada para determinar a base de cálculo mensal dos valores devidos.

E há a consequência operacional direta: quem opta pelo caixa precisa informar, todo mês, as duas receitas no aplicativo de cálculo — a recebida e a apurada por competência.

A parte contraintuitiva: a faixa continua sendo pela competência

Vale insistir nesse ponto porque ele desfaz a expectativa mais comum.

É natural imaginar que, no regime de caixa, uma empresa com inadimplência alta “cai” para uma faixa menor de alíquota, já que recebeu menos. Não é o que acontece. A faixa e o enquadramento continuam olhando a receita auferida — ou seja, a faturada.

Então o efeito do caixa é sobre quanto se paga naquele mês, não sobre qual percentual se aplica. Quem fatura muito e recebe pouco continua na faixa de quem fatura muito.

Pelo mesmo motivo, o caixa também não protege do sublimite: o valor que decide se a empresa ultrapassou é o auferido. É outra conta, e ela não muda — e ultrapassar o sublimite tem efeito até na nota, porque existe um código de regime só para o excesso.

O adiamento tem prazo: até dezembro do ano seguinte

Aqui está a amarra que mais gente desconhece, e ela é decisiva para quem tem inadimplência crônica:

nas prestações de serviços a prazo, a parcela não vencida deverá integrar a base de cálculo até o último mês do ano-calendário subsequente àquele em que ocorreu a prestação.

Traduzindo com um exemplo do nosso setor: a mensalidade prestada em março de um ano e não recebida entra na base, no mais tardar, em dezembro do ano seguinte — recebida ou não.

O regime de caixa, portanto, não é perdão de imposto sobre calote: é adiamento com data-limite. Passado o prazo, aquela receita é tributada de qualquer forma.

Três eventos que antecipam tudo o que ficou para trás

Além do prazo, três situações fazem a receita auferida e ainda não recebida entrar na base de uma vez:

1. encerramento de atividade — no mês em que ocorrer;
2. retorno ao regime de competência — no último mês de vigência do caixa;
3. exclusão do Simples Nacional — no mês anterior ao dos efeitos da exclusão.

A terceira merece atenção de quem tem pendência: a exclusão não vem sozinha. Ela traz junto a conta de tudo que estava adiado, e no mês anterior aos efeitos — ou seja, dentro do Simples, com as alíquotas dele. É mais um motivo para acompanhar de perto o termo de exclusão e seus prazos.

A escolha é anual e irretratável

A opção pelo regime de reconhecimento de receita é irretratável para todo o ano-calendário. E a resposta oficial fecha a porta com todas as letras: ainda que a opção seja feita antes do início do ano, ou antes de qualquer apuração, não será permitida a alteração. Ao optar, o sistema exibe avisos de que a escolha não poderá ser mudada e exige confirmação.

Quanto ao momento de escolher, o calendário é o seguinte:

• empresa já em atividade e optante: escolhe o regime do ano seguinte no cálculo do período de apuração de novembro;
• empresa aberta em novembro ou em dezembro: no cálculo daquele mês, opta duas vezes — uma para o próprio ano de abertura, outra para o ano seguinte;
• empresa aberta nos demais meses: opta pelo ano corrente no cálculo do mês de abertura, e pelo ano seguinte no cálculo de novembro;
• quem entra no Simples em janeiro: opta no cálculo do período de apuração de janeiro.

Para o provedor, isso transforma novembro num mês de decisão — e uma decisão que exige olhar a inadimplência dos últimos meses, não a intuição.

O registro obrigatório dos valores a receber

Optar pelo caixa cria uma obrigação acessória própria: manter registro dos valores a receber, no modelo estabelecido em anexo da resolução que rege o Simples Nacional.

Não é o relatório de inadimplência do sistema de gestão: é um registro com modelo definido. Para uma base de milhares de assinantes, é a diferença entre um relatório que já existe e um controle que precisa ser produzido no formato exigido.

Vale dimensionar isso antes de optar. O ganho de caixa pode ser real e o custo de controle também.

A nota não sabe se você recebeu

Do outro lado da mesma operação está o documento fiscal — e ele mede outro evento.

No leiaute da NFCom, o grupo de fatura carrega a competência do faturamento e a data de vencimento, além de dados de cobrança como linha digitável e código de débito automático. Não há campo de data de pagamento. A nota registra o que foi faturado e quando vence, não o que entrou.

É coerente com a regra de emissão, que independe da forma de cobrança — já mostramos que plano anual, carnê ou cartão não dispensam a NFCom do mês.

Resultado: no regime de caixa, as notas do mês e a base de cálculo do mês deixam de bater por construção. Não é erro — é o desenho. Mas significa que a conciliação entre faturamento e recebimento passa a ser insumo fiscal, e não apenas financeiro.

A leitura: o caixa adia o imposto, não o cancela

Esta é a nossa leitura: o regime de caixa resolve um problema de fluxo, não de carga — e quem o escolhe esperando pagar menos sobre o que nunca vai receber escolheu pelo motivo errado.

A carga continua a mesma: a faixa é definida pelo faturado, e a receita não recebida entra na base até dezembro do ano seguinte de qualquer maneira. O que muda é quando o dinheiro sai — e, para quem opera com margem apertada, isso não é pouco.

Três consequências práticas:

1. A decisão é de novembro e vale o ano inteiro. Não há correção no meio do caminho, nem por erro de digitação. Vale colocar no calendário como se fosse uma obrigação.
2. Inadimplência antiga vira imposto de qualquer jeito. O provedor que não cobra e não baixa acaba pagando pelo que não entrou — só que mais tarde, e possivelmente junto com outros vencimentos.
3. Sair do Simples cobra o adiado. Encerramento, volta à competência ou exclusão antecipam tudo. Quem está perto de qualquer um desses eventos precisa somar essa conta antes.

A pergunta útil para fechar, e ela é de novembro: “qual foi a nossa inadimplência real nos últimos doze meses — e ela justifica trocar o regime, sabendo que a faixa não muda?”

Onde conferir

As informações são as publicadas na data desta apuração; regras e prazos mudam. A escolha entre caixa e competência tem efeitos que dependem da situação de cada empresa e é irretratável para o ano-calendário — trate com seu contador antes de optar, e confirme a base normativa vigente.

Fontes: Perguntas e Respostas do Simples Nacional, publicado no Portal do Simples Nacional (resposta sobre a possibilidade de adoção do regime de caixa, com base nos arts. 16 a 20, 77 e 78 da Resolução CGSN nº 140, de 2018: opção anual entre regime de caixa, pela receita recebida, e regime de competência, pela receita auferida; manutenção do regime de competência para determinação dos limites e sublimites e para o enquadramento nas faixas de alíquota, cabendo à receita recebida a determinação da base de cálculo mensal; obrigação de manter registro dos valores a receber conforme o modelo do Anexo IX da mesma resolução; regra de que, nas prestações de serviços e operações a prazo, a parcela não vencida integra a base de cálculo até o último mês do ano-calendário subsequente ao da prestação; hipóteses em que a receita auferida e ainda não recebida integra a base — encerramento de atividade no mês do evento, retorno ao regime de competência no último mês de vigência do caixa e exclusão do Simples Nacional no mês anterior ao dos efeitos; e a nota de que os optantes pelo caixa devem informar mensalmente, além da receita recebida, a receita apurada por competência; a resposta sobre a periodicidade da opção, que deve ser feita anualmente em aplicativo do portal, com o calendário por situação da empresa — no cálculo do período de apuração de novembro para o ano seguinte, com dupla opção para empresas abertas em novembro e dezembro e opção em janeiro para quem passa a ser optante nesse mês; e a resposta sobre a impossibilidade de alteração, que registra a irretratabilidade da opção para o ano-calendário, com base no art. 16, § 1º, da Resolução CGSN nº 140, de 2018, e a exibição de mensagens de alerta exigindo confirmação); e o Manual de Orientação do Contribuinte da NFCom — Anexo I, Leiaute e Regras de Validação, versão 1.00a, no portal DF-e da SVRS (grupo de informações de controle da fatura, com o ano e mês de referência do faturamento, a data de vencimento da fatura e os dados de cobrança, entre eles a linha digitável do código de barras e o código de autorização de débito em conta).