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O regime especial de ICMS das empresas de telecomunicação é conhecido pelo que ele facilita: uma inscrição por estado, escrituração e recolhimento centralizados. O que quase não se comenta é o preço desse regime em obrigação acessória — e ele foi reescrito, com efeitos desde 1º de dezembro de 2023.

A partir daquela data, estar no regime obriga a manter um livro razão auxiliar com a contabilidade segregada por unidade da Federação. E, quando o fisco pedir, ele tem de ser entregue em meio eletrônico — em até 15 dias, se a legislação do estado não fixar outro prazo.

Neste artigo

O que mudou em dezembro de 2023, palavra por palavra

O convênio que institui o regime especial mantém, no portal do Confaz, as duas redações lado a lado — a antiga e a vigente. Comparar as duas é o jeito mais rápido de ver o tamanho da mudança.

Redação anterior, em vigor de 1º de janeiro de 2007 a 30 de novembro de 2023:

“A fruição do regime especial previsto neste convênio fica condicionado à elaboração e apresentação, por parte da empresa prestadora de serviços de telecomunicação, de livro razão auxiliar contendo os registros das contas de ativo permanente, custos e receitas auferidas, tributadas, isentas e não-tributadas, de todas as unidades da Federação onde atue, de forma discriminada e segregada por unidade federada.”

Redação vigente, com efeitos a partir de 1º de dezembro de 2023:

“A submissão ao regime especial previsto neste convênio obriga à elaboração e apresentação, por parte da empresa prestadora de serviços de telecomunicação, de livro razão auxiliar contendo os registros das contas de ativo, passivo, resultado, custos, despesas e receitas auferidas, tributadas, isentas e não-tributadas, de todas as unidades da Federação onde atue, de forma discriminada e segregada por unidade federada.”

Duas alterações, e nenhuma delas é de redação.

De três grupos de contas para seis

A primeira mudança é de escopo. O livro saiu de “ativo permanente, custos e receitas” para “ativo, passivo, resultado, custos, despesas e receitas”.

Repare no que entrou: o ativo deixou de ser só o permanente, e apareceram passivo, resultado e despesas. Somados, esses grupos são, na prática, a contabilidade inteira da empresa.

E o que não mudou é o que dá o tamanho do trabalho: tudo isso “de todas as unidades da Federação onde atue, de forma discriminada e segregada por unidade federada”. Para o provedor que atende um único estado, é uma coluna. Para quem atravessou a divisa e precisou se inscrever em outro estado, é a contabilidade repartida por estado — passivo e despesa incluídos.

De condição para fruir a obrigação de quem está dentro

A segunda mudança é mais sutil e vale conhecer, porque muda o tipo de risco.

Antes, o livro era condição de fruição: a redação dizia que a fruição do regime ficava “condicionado” à elaboração e apresentação. A leitura natural é que não cumprir punha em dúvida o próprio regime especial — e, com ele, a inscrição única e a centralização.

Agora, a submissão ao regime “obriga” à elaboração e apresentação. Passou a ser obrigação de quem está dentro, e não porta de entrada.

O que isso muda na prática: a discussão deixa de ser “eu perco o regime?” e passa a ser a de qualquer obrigação acessória descumprida — intimação, prazo, penalidade prevista na legislação do estado. Não é uma boa notícia nem uma má: é uma mudança de natureza, e ela redefine o que está em jogo quando o livro não existe.

Os 15 dias — e o que vai junto com o livro

Na mesma reforma de dezembro de 2023, o convênio reescreveu também como o livro é entregue. E aqui está o número que vale anotar no processo interno:

“Quando solicitadas pelo fisco, as empresas prestadoras de serviços de telecomunicações deverão disponibilizar, em meio magnético ou eletrônico, livro razão auxiliar (…) e os respectivos documentos que comprovam os lançamentos nele efetuados, inclusive notas fiscais, faturas, escrituração fiscal e livro contábil diário e seus auxiliares, no prazo e forma definidos na legislação de cada unidade federada, ou em até 15 dias nos casos de notificação, na ausência de estipulação diversa de prazo.”

Três coisas saem daí:

  • não é só o livro: vão os documentos que comprovam os lançamentos — notas fiscais, faturas, escrituração fiscal e o diário com seus auxiliares;
  • o prazo é o da legislação do estado; e
  • não havendo prazo estadual, são 15 dias contados da notificação.

Quinze dias é o tipo de prazo que não se cumpre montando o livro na hora. Ele se cumpre quando o livro já existe — que é justamente o ponto do § 2º.

Existe forma digital para razão auxiliar, e ela tem nome

O convênio fala em “meio magnético ou eletrônico” sem definir leiaute, o que deixa a impressão de que cada empresa improvisa o formato. Não é bem assim: a escrituração contábil digital já tem estrutura própria para razão auxiliar.

Quem saiu do Simples já convive com a escrituração contábil digital — ela é uma das duas entregas anuais que aparecem nesse momento. E o manual oficial da ECD, no leiaute em vigor, traz o razão auxiliar como tipo de livro “Z — Razão Auxiliar” e dedica quatro registros a ele — parâmetros de impressão e visualização, definição de campos, detalhes e totais — sob o nome “Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável”. O mesmo manual trata, em capítulo separado, do Razão Auxiliar das Subcontas, que é outra coisa: um razão específico de subcontas, com modelo padronizado e obrigatoriedade própria.

Ou seja: a forma existe e é conhecida pelo sistema federal. O que o convênio não diz — e eu não vou dizer no lugar dele — é que o razão auxiliar do regime especial de telecom deva ser entregue dentro da ECD como livro “Z”. São obrigações de entes diferentes, com finalidades diferentes. Se a sua ECD pode servir de base para atender à intimação estadual é pergunta para o seu contador, e é uma boa pergunta para fazer antes da intimação, não depois.

A leitura: o regime simplifica o imposto e complica a contabilidade

Esta é a nossa leitura: o regime especial de telecom troca simplificação fiscal por exigência contábil. Ele dispensa inscrever cada ponto de presença e centraliza o recolhimento — e cobra, em troca, uma contabilidade que sabe dizer quanto de cada conta pertence a cada estado. Quem só olhou o lado da dispensa recebeu metade do contrato.

E há um detalhe de calendário que merece atenção: a redação atual vale desde 1º de dezembro de 2023. Não é novidade deste mês — é obrigação que já corre há mais de dois anos, e a intimação, quando vem, alcança período passado. Como em qualquer obrigação acessória, o custo do atraso não costuma ser proporcional ao imposto, e sim ao porte de quem atrasou.

Três consequências práticas:

  1. O livro não é opcional para quem está no regime. A redação vigente diz que a submissão obriga a elaborar e apresentar — não é mais condição de entrada, é obrigação de permanência.
  2. A segregação por estado alcança passivo, resultado e despesa. Quem montou a contabilidade segregando apenas receita e custo atende a redação antiga, não a atual.
  3. Quinze dias é o piso do prazo, e o pacote é maior que o livro. Vão também as notas, as faturas, a escrituração fiscal e o diário com seus auxiliares — o que só é possível se tudo estiver organizado antes.

A pergunta útil para fechar: “se chegasse hoje uma intimação pedindo o razão auxiliar segregado por estado, com os documentos que comprovam os lançamentos, nós entregaríamos em 15 dias?”

Onde conferir

O convênio citado é o texto consolidado publicado pelo Confaz na data desta apuração, com as notas de alteração e as redações anteriores mantidas no portal para consulta; a aplicação do regime especial, o prazo de atendimento a intimações e as penalidades por descumprimento dependem da legislação de cada unidade da Federação, que pode dispor de forma diversa. O manual da ECD citado é a versão em vigor no portal do Sped, e manuais de escrituração mudam de versão. A relação entre o razão auxiliar exigido pelo convênio estadual e os livros da escrituração contábil digital federal não é afirmada por nenhuma das duas fontes e depende de análise do caso. Trate com o seu contador antes de definir como a sua empresa mantém e entrega esse livro; este texto não substitui orientação contábil.

Fontes: Convênio ICMS nº 126, de 11 de dezembro de 1998, no texto consolidado publicado pelo Confaz (cláusula primeira, § 2º, com a redação dada pelo Convênio ICMS nº 156/23, efeitos a partir de 1º de dezembro de 2023, segundo o qual a submissão ao regime especial obriga à elaboração e apresentação, pela empresa prestadora de serviços de telecomunicação, de livro razão auxiliar contendo os registros das contas de ativo, passivo, resultado, custos, despesas e receitas auferidas, tributadas, isentas e não tributadas, de todas as unidades da Federação onde atue, de forma discriminada e segregada por unidade federada; com a redação anterior, acrescida pelo Convênio ICMS nº 41/06 e vigente de 1º de janeiro de 2007 a 30 de novembro de 2023, que condicionava a fruição do regime à elaboração e apresentação de livro razão auxiliar contendo os registros das contas de ativo permanente, custos e receitas; cláusula segunda, incisos I e II, pelos quais a empresa de telecomunicação deve manter, em cada unidade federada de sua área de atuação, apenas um de seus estabelecimentos inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS, dispensados dessa exigência os demais locais, e centralizada a escrituração fiscal e o recolhimento do imposto; e cláusula segunda, § 3º, com a redação dada pelo Convênio ICMS nº 156/23, efeitos a partir de 1º de dezembro de 2023, segundo o qual, quando solicitadas pelo fisco, as empresas deverão disponibilizar, em meio magnético ou eletrônico, o livro razão auxiliar a que se refere o § 2º da cláusula primeira e os respectivos documentos que comprovam os lançamentos nele efetuados, inclusive notas fiscais, faturas, escrituração fiscal e livro contábil diário e seus auxiliares, no prazo e forma definidos na legislação de cada unidade federada, ou em até 15 dias nos casos de notificação, na ausência de estipulação diversa de prazo); e o Manual de Orientação do Leiaute 9 da Escrituração Contábil Digital — ECD, atualização de maio de 2026, da Receita Federal, publicado no Portal do Sped — cujo endereço responde apenas em HTTP — (que relaciona, entre os tipos de livro, o código “Z — Razão Auxiliar”; e traz os registros I500, Parâmetros de Impressão e Visualização do Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável, I510, Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável, I550, Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável, e I555, Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável; além de tratar, em seção própria, do Razão Auxiliar das Subcontas, com modelo padronizado e regras próprias de obrigatoriedade, que é instituto distinto do razão auxiliar exigido pelo convênio estadual).

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