Paulo Galdino

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Por conta de ser algo que diversas pessoas ainda não têm familiaridade, existem diversas perguntas frequentes sobre a Nota Fiscal Eletrônica ou NF-e. E neste texto, tentaremos explicar da forma mais fácil e clara possível todas estas questões.

Antes de qualquer coisa devemos comentar que a NF-e é um documento de âmbito apenas digital que é utilizado para validar operações como compra e venda de mercadorias ou mesmo firmar, entre as partes, os devidos pagamentos de prestações de serviço. A assinatura digital do remetente é a garantia jurídica para tal processo.

Confira mais dúvidas:

A quem emite a nota, estes são alguns dos benefícios:

• Não há impressão do documento, fazendo com que diminua os gastos de tinta e papel. Mesmo assim, pode-se imprimir o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), onde todo o trânsito das mercadorias pode ser consultado e acompanhado facilmente. Ele é tirado em apenas uma via;

• Não há necessidade de um espaço físico para armazenamento. Assim como o processo de recuperação destes documentos que, com o passar do tempo irão se deteriorar;

• A digitalização dos documentos originais também fica em desuso, pois o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) os otimiza, guarda e gerencia. Isso facilita não só a recuperação como também a movimentação das informações;

• Obrigações acessórias serão simplificadas ou eliminadas com o NF-e. Atualmente há a dispensa da AIDF (Autorização de Impressão de Documentos Fiscais);

• Os veículos ficarão parados por menos tempo, já que os processos de fiscalização serão otimizados com as NF-e;

• Maior utilização do sistema B2B ou Business to Business, onde empresas se relacionam com empresas de forma mais efetiva e segura, por conta da certificação digital.

A quem são os destinatários das notas:

• Com a documentação digital recebida, não haverá necessidade de digitar todas as NF que chegarem à recepção. Isso pode economizar tempo, mão de obra e, porque não, erros nas informações digitadas;

• Você poderá conferir antecipadamente se sua NF está correta e se itens como preço, quantidade e pedido foram emitidos com os detalhes necessários.

• Com o menor erro de digitação das NF, haverá menor erro também nas escriturações;

• A digitalização dos documentos originais também fica em desuso, pois o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) os otimiza, guarda e gerencia. Isso facilita não só a recuperação como também a movimentação das informações;

• Maior utilização do sistema B2B ou Business to Business, onde empresas se relacionam com empresas de forma mais efetiva e segura, por conta da certificação digital.

À sociedade:

• Menor impacto ecológico pela redução do uso de papel;

• Incentivo à utilização de novas tecnologias, como o comércio eletrônico;

• Padronização entre empresas quando o assunto for relacionamento eletrônico;

• Novas oportunidade de empregos e oportunidades quando o assunto for prestação de serviços relacionados à NF-e.

Aos contabilistas:

• Escritura Fiscal e Contábil facilitada;

• A digitalização dos documentos originais também fica em desuso, pois o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) os otimiza, guarda e gerencia. Isso facilita não só a recuperação como também a movimentação das informações;

• Mais oportunidades de trabalho para consultorias que tenham conhecimento sobre NF-e.

Ao Fisco:

• Confiança maior nas NF;

• Compartilhamento e intercâmbio das informações entre os Fiscos ficariam mais fáceis;

• Menos sonegação e maior arrecadação sem que a carga tributária aumente;

• A digitalização dos documentos originais também fica em desuso, pois o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) os otimiza, guarda e gerencia. Isso facilita não só a recuperação como também a movimentação das informações;

• Secretaria da Receita Federal e as Secretarias de Fazendas dos Estados terão melhor suporte quanto aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal.

A NF-e substitui quais documentos fiscais em papel?

No momento deste texto, nossa legislação permite apenas a substituição da NF modelo 1/1A (a mesma tem a função de fazer a documentação de transações comerciais entre pessoas jurídicas) e Modelo 4, conhecida como NF do Produtor.

As demais deverão ser emitidas respeitando a legislação vigente.

A NF-e pode ser utilizada para quais tipos de operações?

Resumidamente, pode ser utilizada em operações como NF de entrada, operações de importação, exportação, interestaduais ou de simples remessa.

Quando as NF-e começaram a ser obrigatórias?

Existem dois protocolos que dividem estas datas mediante os contribuintes elencados. O Protocolo ICMS 10/07 contou com esta obrigatoriedade entre os anos de 2008 e 2009, já o Protocolo ICMS 42/09 para os anos de 2010 em diante.

Isso se aplica a todas as operações realizadas em qualquer dos estabelecimentos constantes nos Protocolos citados. E veda-se a emissão das NF nos modelos 1 e 1A.

Se a empresa começar a utilizar a NF-e, o que muda para o consumidor?

Tanto para a empresa quanto para o consumidor, há a obrigatoriedade de verificar se a assinatura digital tem validade e se o arquivo digital é autêntico. Isso pode ser feito pelo site www.nfe.fazenda.gov.br.

E como consta na cláusula 7ª do Ajuste SINIEF 07/05, o encaminhamento ou a disponibilidade de download do arquivo precisa ser feito pelo destinatário da mercadoria e pela transportadora contratada, antes do início da prestação do serviço correspondente.

Tanto o emitente quanto o destinatário deverão arquivar o documento no formato digital pelo prazo que dispõe a legislação vigente, caso o fisco solicite e usar o código 55 na escrituração da NF-e para identificação do modelo.

Pode-se também, caso o cliente não esteja credenciado a emitir a NF-e, guardar o DANFE e escriturar a NF-e com base nas informações presentes no DANFE (faça as verificações de autenticidade).

A documentação de vendas de mercadorias a Órgãos e Empresas Públicas podem ser feitas através da NF-e e do DANFE?

Em relação à NF-e sim, pois como já citado, ela substitui a NF modelo 1 e 1A, que são feitas no papel. Já o DANFE é apenas uma simplificação gráfica da NF-e e, além disso, contém uma chave de acesso, onde permite que ambas as partes consultem as informações online.

Fazendo a consulta pelo site www.nfe.fazenda.gov.br e confirmando a autenticação do mesmo, o documento poderá ser utilizado para comprovação junto ao Tribunal de Contas, substituindo os modelos 1 e 1A.

A NF em papel modelo 1 ou 1A poderá ser exigida pelo destinatário em substituição da NF-e?

Se o estabelecimento for obrigado a emitir a NF-e, o destinatário não poderá exigir outros modelos de NF.

As NF em papel poderão ser fornecidas em casos excludentes como os da mercadoria que foi acompanhada por outro documento fiscal ou por problemas para emitir a NF-e e outras excepcionalidades que já estão previstas na legislação.

Quando a empresa for obrigada a fazer a emissão da NF-e, será credenciada diretamente pela Secretaria da Fazenda ou precisará providenciá-lo?

A primeira coisa a se fazer é verificar quais os procedimentos para credenciamento da NF-e em seu estado. No geral, a solicitação é feita pelo contribuinte.

Outro ponto importante foi que as Secretarias da Fazenda, notando o aumento dos segmentos obrigatórios, credenciaram tais estabelecimentos. Sendo assim, até a data desta vigência serão considerados “emissores voluntários”, ou seja, ainda poderão emitir tais NF no papel. Passada esta data, não haverá mais voluntariedade e todas as Notas serão emitidas de forma eletrônica.

No caso do contribuinte que for obrigado a emitir a NF-e de modelo 55 e não tenha seu estabelecimento credenciado, precisará providenciá-lo, seguindo o que consta no site do SEFAZ.

Em contrapartida, se o contribuinte pertencer ao grupo de atividades não obrigatórias, mas que tenha sido credenciado de ofício deverá regularizar seu cadastro numa repartição fiscal de sua jurisdição.  

Esta é apenas a primeira parte das perguntas frequentes sobre a Nota Fiscal Eletrônica. Em breve teremos outras postagens complementares a respeito.

Dando sequência às perguntas frequentes sobre Nota Fiscal Eletrônica, vamos para a parte 2. Novas questões que serão extremamente pertinentes para quem está interessado em conhecer melhor todos os trâmites sobre NF-e.

Confira as questões pontuadas:

Pode-se antecipar o início da emissão da NF-e?

Se o contribuinte estiver credenciado em produção no seu Estado, poderá substituir os Modelos 1 ou 1A para o Modelo eletrônico.

Quem optar por esta antecipação, será obrigado a modificar a data de início da obrigatoriedade da emissão da NF-e?

A resposta é não. Pois quem fizer esta escolha será declarado emissor voluntário e também precisará esperar a data inicial para que esta obrigatoriedade, de fato, comece a valer.

Quais atividades econômicas irão gerar obrigatoriedade desta emissão?

Esta obrigatoriedade será aplicada a contribuintes que exerçam as atividades econômicas descritas nos Protocolos ICMS 10/2007 (leia mais em http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Protocolos/ICMS/2007/PT010_07.htm) e no ICMS 42/2009 (leia mais em http://www.fazenda.gov.br/confaz/confaz/Protocolos/ICMS/2009/PT042_09.htm).

O primeiro é referente às etapas nos anos de 2008 e 2009, já o segundo é referente às etapas de 2010 em diante.

Diante disso, considere o código do CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) àqueles contribuintes e secundários que tenham seus atos constitutivos cadastrados no ICMS dos Fiscos Estaduais e junto ao CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).

Se minha empresa já fez o credenciamento para emissão da NF-e, preciso substituir todas pelo modelo eletrônico?

Se tal empresa não for obrigada a fazer tal emissão, é cabível que prefira a NF-e aos modelos 1 ou 1A (mas fique atento àquelas situações que sejam uma exceção dentro da legislação).

Mas se seu estabelecimento tiver obrigação ou se voluntariar a emitir cupom fiscal, notas e documentos fiscais dos modelos 1, 1A ou 2, por exemplo, será necessário tirar em formato eletrônico e física.

A NF-e também poderá ser emitida por pequenas e médias empresas?

Se a empresa (independente do porte) exerce atividade econômica e está inserida nesta obrigatoriedade, deverá fazer a emissão. Outras empresas, que não estiverem dentro desta lista, poderão aderir à NF-e de maneira voluntária.

Estou interessado em emitir a NF-e. Como devo proceder?

O interessado deverá seguir os seguintes passos:

Produção das Secretarias da Fazenda e Ambientes de Homologação, qual a diferença?

O primeiro citado consegue as notas fiscais em formato de papel, ou seja as de Modelos 1 ou 1A e têm valor jurídico junto ao SEFAZ (Secretaria da Fazenda e Planejamento).

Já o segundo não tem qualquer validade jurídica e também não vale como substituto dos modelos de papel citados acima.

Existe a possibilidade de a empresa manter testes de seus sistemas com validade jurídica depois do início da emissão de NF-e?

Sim, pode continuar testando quais os melhores formatos para envio de NF-e. Além de utilizar também os testes do sistema SEFAZ.

As obrigações fiscais de minha empresa precisam estar em dia para as NF-e serem emitidas?

Sua empresa só precisa estar inscrita SEFAZ da unidade federada, ou seja, hoje em dia não há qualquer restrição quanto às obrigações fiscais ou outros débitos.

Quem se responsabiliza pelas empresas que utilizam o SEFAZ Virtual e são de outros Estados?

O SEFAZ-Virtual/RS é responsável pelos contribuintes do Rio Grande do Sul ou que sejam exclusivamente RFB (Receita Federal do Brasil). Nos outros casos, os contribuintes precisarão se credenciar na repartição pela qual está federado.

Tenho vários estabelecimentos no mesmo Estado, preciso cadastrar todos eles?

Normalmente sim, porém, em alguns locais tal credenciamento é feito utilizando a raiz do CNPJ. Ou seja, verifique qual a legislação vigente em sua região – isso vale também se ocorrer troca de CNPJ, cisão de empresas, fusão e etc.

Hoje em dia, quem consegue desenvolver programas de teste e produção?

Hoje em dia apenas contribuintes (ICMS/IPI) credenciados como emissores estão autorizados a terem tal acesso.

Para fazer a emissão da NF-e preciso, necessariamente, ser usuário de processamento eletrônico de dados?

Antes disso ocorrer o contribuinte precisará fazer a substituição dos Modelos 1 ou 1A pelo NF-e.

Tenho uma empresa que fabrica vinho ou cachaça e, além disso, conto com uma receita bruta abaixo de R$ 360 mil reais. Tenho a possibilidade de ser dispensado da obrigação de emitir a NF-e?

Após fazer o pedido para a dispensa da obrigatoriedade (seguindo as informações encontradas no site do SEFAZ), haverá uma análise, baseada na circunscrição do estabelecimento.

Lembrando que para saber se você se sua empresa se enquadra nos termos de dispensa, verifique os Protocolos ICMS 10/2007 e 42/2009.

Precisarei emitir notas em todas as operações, caso importe produtos?

Se sua empresa lida com operações como importação e exportação, ou seja, comércio exterior, precisará fazer emissão restrita destas operações de maneira obrigatória. Isso se não se enquadrarem em qualquer outra hipótese de obrigatoriedade.

Confira as mudanças referentes à NF-e condizentes a obrigações acessórias e modelo operacional.

Autorização de Impressão de Documento Fiscal (AIDF): por não existir mais o documento impresso para as NF-e, o procedimento de autorização tornou-se automático e condizente com cada emissão. Apenas se sua empresa for obrigada a utilizar os Modelos 1 ou 1A a solicitação do AIDF será atendida.

Obrigação de gerar declarações como o RIEX, GIA, livro fiscal e etc: a médio ou longo prazo estas obrigações poderão ser substituídas ou mesmo excluídas do processo. Porém, hoje em dia, como a implantação está sendo feita de forma gradativa, ainda existe a necessidade de gerar tais declarações.

O FISCO e a entrega de arquivos relacionados à escrituração eletrônica: todos estes documentos deverão ser fornecidos ao FISCO, mesmo que elas estejam contidas na NF-e. Mas a tendência é que, futuramente, tais informações estejam presentes em todos os módulos, facilitando este processo.

A NF-e precisa ser guardada pelo emitente: a legislação se mantém como anteriormente, ou seja, tanto empresa quanto destinatário precisarão arquivar os documentos visando o prazo legislativo. Lembre-se, verifique sempre alguns requisitos básicos para saber se a NF-e é verdadeira como: validade, autenticidade e autorização de uso.

Em caso de perda da NF-e: o contribuinte é responsável por estes documentos. E para que esteja sempre seguro e a salvo de intercorrências, é importante ter um backup destes arquivos sempre atualizado.

Envio de documento fiscal das NF-e emitidas para a Zona Franca de Manaus: já existe uma nova versão do SINAL (Sistema de Internamento de Mercadoria Nacional), que tem como finalidade, facilitar a vistoria e o registro da área que tem como administradora a SUFRAMA. Para saber mais acesse www.suframa.gov.br

Armazenando as NF-e em bancos de dados: a empresa pode guarda-los em bancos de dados, pois irá facilitar as operações internas. Mas para meios legais, os arquivos com extensão XML que serão obrigatórios.

Modelo Operacional: a empresa irá gerar uma NF-e que irá detalhar a operação fiscal, além de conta com uma assinatura digital, garantindo assim que o documento é original. O arquivo é enviado de forma on-line e verificado pela Secretaria da Fazenda e devolvido com uma Autorização de Uso. Só assim o trânsito da mercadoria têm início e o destinatário poderá consulta-lo.

Etapas para autorização da NF-e pela Secretaria da Fazenda: as validações para autorização são feitas nesta ordem: Assinatura Digital (garante autoria e integridade), Arquivo Digital (garante que o layout da Manutenção de Integração do Contribuinte mantenha-se no padrão), Numeração (para não ser recebida de maneira repetida), Emitente Autorizado (verifica se a empresa está autorizada a emitir NF-e) e Regularidade Fiscal (oficializa que o emitente está inserido na Secretaria da Fazenda).

Período para autorização pela Secretaria da Fazenda: o sistema utilizado pela Secretaria da Fazenda para fazer a autorização é dinâmico, sendo que, o tempo médio para autorização é de, no máximo, um segundo.

Numeração da NF-e: como este tipo de documento é algo novo e diferente do Modelo de Papel, ambos têm numerações distintas. Há uma sequência numérica para cada estabelecimento e quando este número se encerrar, o mesmo é reiniciado.

Quantos itens pode haver em uma NF-e: existem duas formas de respondermos esta questão. A primeira é na forma de tamanho do arquivo, pois os documentos em formato XML não devem ultrapassar os 500 Kbytes. E o segundo, relacionado aos itens de produto, deverão permanecer dentro de 990.

Estabelecimentos Inscritos para emissão de NF-e: a lei compreende que cada estabelecimento responde por si, sendo assim, o contribuinte deverá credenciar cada um deles e fazer a emissão de todos os documentos fiscais presentes em nossa legislação.

DANFE e NF-e emitidos antes da mercadoria ser carregada: a NF-e precisa passar pelo SEFAZ (Secretaria da Fazenda) para que possam fazer a emissão e autorização da mesma, antes que a mercadoria seja carregada. O DANFE pode ser emitido antes ou depois deste carregamento, desde que, no fim das contas, o documento acompanhe tal mercadoria, juntamente com a NF-e.

Emissão nota a nota: mesmo que a transferência possa ser feita por lotes de até 50 NF-e (ou até exceder os 500 Kbytes), tanto a assinatura quanto a emissão precisam ser processadas uma a uma.

NF-e rejeitada: caso isso ocorra e ela esteja dentro de um lote, apenas ela será invalidada. Já que o processo é feito individualmente.

NF-e digitada no site do SEFAZ: isso não é possível, pois há um arquivo eletrônico e uma assinatura digital referente a cada contribuinte. Saiba também que o Portal Nacional disponibiliza um programa gratuito para download onde pode-se emitir a NF-e.

Itens que não constam na lista comercializada pelo contribuinte: deve-se criar um item para cadastrar o produto para tal representação operacional. Normalmente, transferência de créditos, por exemplo, é um serviço pelo qual tem-se a obrigação de emitir nota fiscal.

Emissão de produtos e impostos no DANFE: deverão constar na primeira página. Caso queira entender melhor acesse o manual completo de Integração do contribuinte.

Modelo e série para NF-e: como já comentamos por aqui, o Modelo é o 55 e a numeração segue de 001 até 999 (informação importante: de 890 a 899, são exclusivos para notas avulsas e de 990 a 999 são exclusivos para notas autorizadas pelo SCAN (Sistema de Contingência do Ambiente Nacional).

Dados de impostos de mercadorias importadas na NF-e: estes dados, que são referentes a PIS e Cofins, devem ser inseridas nas tags disponibilizadas nestes documentos XML. Caso houver outras informações adicionais, utilize o DANFE.

Validação cadastral em arquivo XML: como não há validação fiscal, estes dados não precisarão ser inseridos.

Preenchimento da NF-e com CFOP: cada mercadoria terá uma numeração para o CFOP. Portanto, é correto afirmar que uma NF-e poderá conter vários CFOPs.

Data retroativa para NF-e: o prazo máximo atual para esta emissão retroativa é de 30 dias (mas também é importante fazer a verificação em sua Unidade Federativa).

Impressão do DANFE pelo programa emissor autônomo: se tais informações estiverem contidas no programa emissor autônomo da NF-e, existe a possibilidade desta impressão ser feita.

Para tirar mais dúvidas sobre mudanças referentes à NF-e, entre em contato conosco!

Fonte: https://www.nfe.sef.sc.gov.br/index.php?option=com_content&task=view&id=40&Itemid=116