Furto de cabo, equipamento que sumiu do almoxarifado, ONU que estragou na prateleira. No provedor isso não é exceção — é ocorrência de rotina. E, do ponto de vista fiscal, sempre foi um problema mal resolvido: como dar baixa naquilo sem inventar uma saída que não houve?

Desde dezembro de 2025 há procedimento padronizado, com código próprio: a nota de débito por perda em estoque. E ela vem com uma obrigação separada que costuma ser esquecida — o estorno do crédito.

Neste artigo

• As quatro situações que o ajuste resolve
• Perda em estoque, campo a campo
• A segunda obrigação: estornar o crédito
• O erro que não dá para cancelar
• O que entra na escrituração — e o que não entra
• A leitura: a perda saiu do improviso
• Onde conferir

As quatro situações que o ajuste resolve

O ajuste celebrado pelo CONFAZ e pela Receita Federal em dezembro de 2025 estabelece procedimentos de emissão de documento fiscal em quatro situações que, até então, cada um resolvia como podia:

1. venda para entrega futura, quando há pagamento antecipado total ou parcial;
2. perda no estoque por extravio, perecimento, deterioração, furto ou roubo;
3. redução de valores ou quantidades, quando não for possível cancelar a NF-e de saída;
4. retorno por recusa, total ou parcial, ou por não localização do destinatário.

Duas dessas quatro são conhecidas de quem opera rede: a perda de material e o erro em nota que já passou do prazo de cancelamento.

Vale notar a novidade estrutural: as soluções usam finalidades de emissão que não existiam no vocabulário corrente da NF-e — “nota de débito” e “nota de crédito”, cada uma com um campo próprio de tipo.

Perda em estoque, campo a campo

Para a baixa de material perdido, furtado ou deteriorado, o contribuinte emite uma NF-e de saída com esta configuração:

• finalidade de emissão: 6 — Nota de débito;
• tipo de nota de débito: 07 — Perda em estoque;
• CFOP: 5.927;
• natureza da operação: o texto “Baixa de Estoque”;
• destaque do ICMS, quando houver — redação dada por ajuste de 2026, com efeitos desde 3 de agosto daquele ano;
• nas informações adicionais de interesse do Fisco, a explicação com a motivação da emissão, contendo a justificativa da baixa;
• no grupo de identificação do destinatário, as informações do próprio emitente.

Dois pontos merecem destaque para quem vai executar.

O primeiro: a nota é emitida contra si mesmo. Não há terceiro na operação, e o campo do destinatário recebe os dados de quem emite. Isso resolve a dúvida prática mais comum na hora de preencher.

O segundo: a justificativa é campo obrigatório do procedimento, não um comentário opcional. É ali que se registra o boletim de ocorrência do furto, a data do sinistro, a natureza da perda. Emitir sem isso é cumprir a forma e perder o conteúdo — justamente o que uma fiscalização vai procurar depois.

A segunda obrigação: estornar o crédito

Esta é a parte que se esquece, e o ajuste a coloca em parágrafo próprio:

o contribuinte deverá efetuar o estorno do ICMS creditado da mercadoria que vier a ser objeto de extravio, perecimento, deterioração, furto ou roubo, conforme a legislação de cada unidade federada.

Traduzindo: emitir a nota de baixa não encerra o assunto. Se aquele material entrou com crédito de ICMS, o crédito precisa voltar — porque a mercadoria não seguiu para uma saída tributada.

Para o provedor optante pelo Simples, essa parte muda de forma: como o optante não se apropria de crédito de ICMS, não há crédito a estornar — mas a nota de baixa e a escrituração conforme a legislação estadual continuam valendo.

O erro que não dá para cancelar

A terceira situação é a que socorre quem descobriu o erro tarde demais. Quando não for possível cancelar a NF-e de saída, o remetente emite uma NF-e de entrada com:

• finalidade de emissão: 5 — Nota de crédito;
• tipo de nota de crédito: 04 — Redução de valores ou quantidades;
• CFOP inverso ao do documento original — e, na ausência dele, o de outras entradas não especificadas;
• natureza da operação: “Redução de valores ou quantidades”;
• a chave de acesso da NF-e que terá o valor reduzido, no campo de nota referenciada;
• a justificativa da redução nas informações de interesse do Fisco;
• desde agosto de 2026, também os dados do destinatário da nota original.

E a regra de fechamento: a nota deve ser emitida com os valores ou quantidades que serão deduzidos da original — não com o valor corrigido. É a diferença, não o novo total.

Quem acompanha nosso território de documento fiscal vai reconhecer o desenho: é a mesma lógica de corrigir emitindo documento novo em vez de mexer no antigo, que já vale na nota de comunicação.

O que entra na escrituração — e o que não entra

Do lado da escrituração, o guia oficial da EFD ICMS/IPI ganhou versão 3.2.2, com vigência a partir de janeiro de 2026, e trouxe uma orientação escrita para a convivência com a Reforma Tributária:

“Não devem ser escriturados os documentos fiscais que carreguem informações exclusivamente acerca dos novos tributos criados na Reforma Tributária do Consumo e que não versem sobre ICMS ou IPI.”

E o complemento, que é o que interessa aqui: os documentos emitidos nas operações previstas neste mesmo ajuste, quando envolverem tanto os novos tributos quanto ICMS ou IPI, devem ser regularmente escriturados na EFD em relação a estes tributos.

Ou seja, durante a transição o critério não é o tipo de documento — é o tributo que ele carrega. Documento só de IBS e CBS fica fora da EFD ICMS/IPI; documento misto entra, pela parte de ICMS e IPI.

É o mesmo tipo de convivência que já descrevemos do lado das contribuições, quando mostramos que o código que classifica a receita na EFD-Contribuições tem versão e muda por aviso no portal: na transição, cada escrituração ganha regra própria sobre o que aceita.

A leitura: a perda saiu do improviso

Esta é a nossa leitura: o que mudou não foi o direito de dar baixa — foi a existência de um caminho padronizado, com código, CFOP e justificativa obrigatória.

Antes, cada empresa resolvia perda de estoque de um jeito, e a divergência entre práticas era o próprio risco. Agora há um procedimento único, e ele deixa rastro: tipo de nota, motivo declarado e estorno de crédito registrado.

Três consequências práticas:

1. Furto de material virou processo, não só ocorrência policial. Depois do boletim vem a nota de baixa, com a justificativa no campo próprio — e é ela que sustenta a baixa contábil.
2. Estornar o crédito é etapa separada. Quem apura ICMS por débito e crédito precisa lembrar disso; a nota de baixa sozinha não faz o estorno.
3. Na transição, o que decide a escrituração é o tributo. Documento exclusivamente de IBS e CBS não entra na EFD ICMS/IPI; documento misto entra pela parte antiga.

A pergunta útil para fechar: “quando some cabo do nosso estoque, alguém emite a nota de baixa com a justificativa — ou o material só desaparece da planilha?”

Onde conferir

As regras citadas são as vigentes na data desta apuração e podem mudar por ajuste ou por nova versão do guia. A escrituração da nota de baixa e o estorno do crédito seguem a legislação de cada unidade federada — confirme na sua e trate com seu contador antes de emitir.

Fontes: Ajuste SINIEF nº 49, de 5 de dezembro de 2025, do Conselho Nacional de Política Fazendária — CONFAZ e da Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, em texto consolidado (cláusula primeira, que estabelece procedimentos para emissão de documentos fiscais na venda para entrega futura com pagamento antecipado, na perda no estoque por extravio, perecimento, deterioração, furto ou roubo, na redução de valores ou quantidades quando não for possível cancelar a NF-e de saída e no retorno por recusa ou não localização do destinatário; cláusula terceira, com o procedimento da perda em estoque — NF-e de saída com finalidade de emissão 6, nota de débito, tipo de nota de débito 07, perda em estoque, CFOP 5.927, natureza da operação “Baixa de Estoque”, destaque do ICMS quando houver conforme redação dada pelo Ajuste SINIEF nº 20/26 com efeitos a partir de 3 de agosto de 2026, justificativa da baixa nas informações adicionais de interesse do Fisco e identificação do próprio emitente no grupo do destinatário —, além da determinação de escrituração conforme a legislação de cada unidade federada e do dever de estornar o ICMS creditado da mercadoria objeto da perda; e cláusula quarta, com o procedimento da redução de valores ou quantidades — NF-e de entrada com finalidade de emissão 5, nota de crédito, tipo de nota de crédito 04, CFOP inverso ao do documento original, natureza da operação “Redução de valores ou quantidades”, justificativa nas informações de interesse do Fisco, chave de acesso da NF-e referenciada e, por acréscimo do mesmo Ajuste SINIEF nº 20/26, identificação do destinatário da nota original, devendo a nota ser emitida com os valores ou quantidades a serem deduzidos); e o aviso de publicação da versão 3.2.2 do Guia Prático da EFD ICMS IPI, no portal do SPED da Receita Federal, com vigência a partir de janeiro de 2026 (inclusão da exceção nº 11 no registro C100 e da orientação de que não devem ser escriturados os documentos fiscais que carreguem informações exclusivamente acerca dos novos tributos criados na Reforma Tributária do Consumo e que não versem sobre ICMS ou IPI, devendo, por outro lado, ser regularmente escriturados na EFD, em relação a esses tributos, os documentos emitidos nas operações previstas no Ajuste SINIEF nº 49/25 que envolvam tanto os novos tributos quanto ICMS ou IPI).