Duas empresas com o mesmo faturamento podem pagar alíquotas bem diferentes no Simples Nacional. A diferença não está no que elas vendem — está em quanto pagam de folha. É o que a lei chama de fator R, e é um dos poucos pontos do Simples em que uma decisão de gestão muda o imposto de forma direta.
Para quem toca um provedor de pequeno porte, isso importa porque a estrutura costuma ser enxuta: poucos funcionários registrados, sócios que retiram pró-labore baixo e o restante como distribuição de lucro. Essa combinação empurra o fator R para baixo.
Neste artigo
- A regra, na letra da lei
- O que conta como folha — e o que surpreende
- O cálculo é sobre doze meses, não sobre o mês
- O cuidado que este artigo não substitui
- Onde conferir
A regra, na letra da lei
A Lei Complementar nº 155/2016 inseriu dois parágrafos no artigo 18 da Lei Complementar nº 123/2006. Eles funcionam como um par:
- § 5º-J — os serviços alcançados serão tributados na forma do Anexo III caso a razão entre a folha de salários e a receita bruta seja igual ou superior a 28%.
- § 5º-M — quando essa relação for inferior a 28%, serão tributados na forma do Anexo V.
O Anexo V tem alíquotas iniciais mais altas que o Anexo III. Por isso o fator R vira uma conta que se refaz todo mês: a mesma empresa pode estar num anexo em janeiro e no outro em julho, sem mudar de atividade.
O que conta como folha — e o que surpreende
Aqui está o ponto que mais gera erro de cálculo. O § 24 do artigo 18 da LC 123 define folha de salários, para esse efeito, como o montante pago a título de remunerações a pessoas físicas decorrentes do trabalho, incluídas as retiradas de pró-labore, acrescido do montante efetivamente recolhido a título de contribuição patronal previdenciária.
Duas consequências práticas:
- O pró-labore do sócio entra na conta. Não é só a folha dos empregados. A retirada dos donos conta.
- A contribuição patronal entra, mas só o que foi efetivamente recolhido. Valor devido e não pago não compõe.
É exatamente por isso que a decisão sobre quanto retirar como pró-labore e quanto distribuir como lucro deixa de ser só uma questão de caixa. Ela mexe no denominador do imposto — e, desde 2026, a distribuição de lucro também tem regra própria de retenção e declaração.
O cálculo é sobre doze meses, não sobre o mês
O § 5º-K é explícito: para o cálculo da razão, consideram-se os montantes pagos e auferidos nos doze meses anteriores ao período de apuração.
Isso muda a natureza do planejamento. Não adianta aumentar a folha em dezembro esperando efeito em janeiro: o que pesa é a média arrastada do ano. Da mesma forma, uma redução de folha hoje continua afetando o cálculo pelos próximos doze meses.
Quem acompanha o indicador mês a mês percebe a virada chegando. Quem só olha no fechamento descobre depois de ter pago.
O cuidado que este artigo não substitui
Uma ressalva importante, e ela é séria: o § 5º-J não vale para toda e qualquer atividade. Ele se aplica às atividades de prestação de serviços listadas no § 5º-I da mesma lei. Se a atividade do seu provedor está ou não nessa lista depende do enquadramento e do CNAE, e essa verificação é do seu contador — não dá para decidir por analogia.
O que este texto entrega é o mecanismo: como a conta funciona, o que entra nela e sobre qual período. A aplicação ao seu caso concreto precisa da leitura do enquadramento.
Onde conferir
Antes de mudar pró-labore ou estrutura de retirada, leve a conta ao seu contador com os doze meses na mão. O ganho de trocar de anexo pode ser real, mas o cálculo errado custa mais que o ganho — e vale acompanhar junto com as demais mudanças fiscais em curso.
Fontes: Lei Complementar nº 155, de 27 de outubro de 2016 (§§ 5º-J, 5º-K e 5º-M do art. 18 da LC 123/2006) e Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006 (§ 24 do art. 18, definição de folha de salários). Textos no portal do Planalto.