A situação de uma NFCom — se ela está válida, cancelada ou substituída — não é um campo que você preenche. É o resultado de eventos que outras notas gravam nela, automaticamente, quando são autorizadas.
Isso significa que o estado de um documento seu pode mudar sem que você faça nada — inclusive por ato de uma empresa parceira.
Neste artigo
- Os quatro eventos de marcação
- O que muda a situação e o que só registra passagem
- O cancelamento também é evento — e o prazo é por mês
- A nota cancelada não se escritura
- A porta que parecia fechada: o pedido extemporâneo
- A leitura: o estado da sua nota é um dado de terceiros
- Onde conferir
Os quatro eventos de marcação
O manual tem uma seção dedicada ao que chama de eventos de marcação do Fisco originados pela NFCom. A regra geral é direta: as notas de substituição e de ajuste provocam a geração automática de eventos nas notas com que se relacionam.
São quatro:
- Autorizada NFCom de Substituição — registrado na nota original, aquela indicada pela chave no grupo de substituição.
- Autorizada NFCom de Ajuste — registrado em cada nota anterior indicada nos itens da nota de ajuste.
- Autorizada NFCom de Cofaturamento — registrado na nota da operadora local, quando a operadora de longa distância emite a nota de cofaturamento.
- Substituída NFCom de Cofaturamento — registrado na mesma nota da operadora local, quando aquela nota de cofaturamento vem a ser substituída.
Repare no terceiro e no quarto: quem gera o evento é a outra empresa. No cofaturamento, o arranjo é entre duas operadoras — e a nota emitida por uma delas deixa marca na nota da outra.
O que muda a situação e o que só registra passagem
Aqui está a distinção que importa, e o manual é explícito nos dois sentidos:
- o evento de substituição altera a situação da nota original para “NFCom Substituída”;
- o evento de ajuste não altera a situação da nota anterior — ele fica registrado, mas o estado do documento continua o mesmo.
E há um detalhe de implementação que evita ruído: mesmo que a mesma chave de nota anterior apareça repetida em vários itens da nota de ajuste, apenas um evento é gerado por chave referenciada.
Isso fecha uma pergunta que ficou em aberto quando mapeamos as cadeias de referência da NFCom. Lá vimos que várias validações perguntam “esta nota já foi substituída?”. Agora sabemos como o autorizador responde: ele consulta o evento que foi gravado na nota — não recalcula nada.
O cancelamento também é evento — e o prazo é por mês
A norma trata o cancelamento pela mesma mecânica: ele é efetuado por meio do registro do evento correspondente. Não é uma nota nova, não é uma correção — é uma marca.
E o prazo é a parte que costuma ser lida errada. A norma dá até 120 horas após o último dia do mês da sua autorização.
Leia com atenção: o prazo não conta da emissão da nota. Ele conta do fim do mês em que ela foi autorizada. Na prática, isso cria uma data-limite única para todas as notas do mês — cerca de cinco dias depois da virada.
A consequência operacional é boa e má ao mesmo tempo: a nota autorizada no dia 3 tem um prazo longo, mas a autorizada no dia 30 tem o mesmo prazo curto que todas as outras. O cancelamento não é uma janela por documento; é uma janela por competência.
O pedido ainda precisa cumprir forma: atender ao leiaute do manual e ser assinado com certificado digital ICP-Brasil, podendo conter o CNPJ de qualquer estabelecimento do contribuinte. A resposta vem por protocolo, com a chave de acesso, o número da nota, a data e a hora do recebimento.
A nota cancelada não se escritura
Um parágrafo curto da mesma cláusula resolve uma dúvida frequente de fechamento: a NFCom cancelada é dispensada de escrituração.
Isso conversa com o que já tratamos sobre o que entra e o que não entra na EFD: existe mais de um motivo para uma nota autorizada ficar fora da escrituração, e o cancelamento é um deles.
A porta que parecia fechada: o pedido extemporâneo
Já escrevemos que cancelar fecha caminhos — e continua verdade, porque nota cancelada não pode ser substituída.
Mas há uma ressalva na própria norma que vale conhecer: a critério da unidade federada, pode ser recepcionado o pedido de cancelamento de forma extemporânea, quando excedido o prazo das 120 horas.
Ou seja: perder o prazo não é necessariamente o fim. É, porém, uma faculdade do estado — não um direito. A pergunta tem endereço: a unidade federada onde a nota foi autorizada.
A leitura: o estado da sua nota é um dado de terceiros
Esta é a nossa leitura, e ela muda o desenho de quem integra sistemas: a situação de uma NFCom é informação externa, que chega por evento — e o seu banco de dados não fica sabendo sozinho.
Três consequências práticas:
- O emissor precisa consultar, não presumir. Uma nota que o seu sistema considera “válida” pode estar marcada como substituída, porque outra nota — possivelmente de outra empresa — foi autorizada apontando para ela.
- Em cofaturamento, o parceiro mexe no seu documento. Não no conteúdo, mas no estado. E é esse estado que as validações consultam quando você tentar referenciar aquela nota depois.
- O calendário de cancelamento é mensal. Quem trata o prazo como “120 horas para cancelar” vai perder a janela das notas do começo do mês achando que tinha mais tempo — e vai se surpreender com a folga das notas do fim.
A pergunta útil ao fornecedor do emissor deixa de ser “o sistema cancela?” e passa a ser: “o sistema lê os eventos gravados nas minhas notas, e com que frequência?”
Onde conferir
As regras são as vigentes na data desta apuração e podem mudar por ajuste ou nota técnica. A aceitação de pedido extemporâneo é faculdade de cada unidade federada — confirme no estado onde a nota foi autorizada, e trate o fechamento com seu contador.
Fontes: Manual de Orientação do Contribuinte da NFCom — Anexo I, Leiaute e Regras de Validação, versão 1.00a, no portal DF-e da SVRS (item 2.3, Eventos de Marcação originados pela NFCom: geração automática de eventos pelas notas de substituição e de ajuste; o evento Autorizada NFCom de Substituição, registrado na nota original indicada no grupo de substituição, que altera a situação para NFCom Substituída; o evento Autorizada NFCom de Ajuste, registrado em cada nota anterior indicada nos itens, que não altera a situação e gera apenas um evento por chave referenciada mesmo havendo repetição; e os eventos Autorizada NFCom de Cofaturamento e Substituída NFCom de Cofaturamento, registrados na nota da operadora local indicada no grupo de cofaturamento da nota emitida pela operadora de longa distância); e Ajuste SINIEF nº 7, de 7 de abril de 2022, do Conselho Nacional de Política Fazendária — CONFAZ, em texto consolidado (cancelamento admitido até 120 horas após o último dia do mês da autorização, efetuado por meio do registro do evento correspondente; exigência de leiaute do manual e de assinatura digital certificada pela ICP-Brasil, com o CNPJ de qualquer estabelecimento do contribuinte; cientificação por protocolo com chave de acesso, número da NFCom, data e hora do recebimento; recepção de pedido extemporâneo a critério da unidade federada quando excedido o prazo; e dispensa de escrituração da NFCom cancelada).