A NFCom foi instituída em substituição a dois documentos de papel: a Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21, e a Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, modelo 22.

Substituir, porém, não é apagar. O provedor que emitia papel antes da obrigatoriedade ainda precisa apontar para aquelas notas a partir da nota eletrônica — e o leiaute foi remendado três vezes para permitir isso. Um dos campos guarda algo que quase ninguém espera encontrar ali: o hash de um arquivo magnético.

Neste artigo

• O que a norma quis dizer com “em substituição”
• O grupo que descreve a nota de papel
• O hash do Convênio 115, dentro da NFCom
• A trava de competência: papel só até a obrigatoriedade
• Os dois remendos de 2024, e o de 2025
• A leitura: a memória do papel é obrigação de quem migrou
• Onde conferir

O que a norma quis dizer com “em substituição”

A cláusula que institui a NFCom é explícita sobre o que ela vem substituir:

• a Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;
• a Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, modelo 22.

E define a nova como documento “emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital”, com validade jurídica garantida pela assinatura do emitente e pela autorização de uso.

Aqui está a tensão que o leiaute teve de resolver: o documento novo tem existência apenas digital, mas as prestações que ele corrige, ajusta ou cofatura podem estar registradas em papel. A ponte precisava existir.

O grupo que descreve a nota de papel

A NFCom de substituição pode referenciar uma nota eletrônica pela chave de acesso ou uma nota de papel por um grupo próprio. Esse grupo pede seis informações:

• CNPJ do emitente do documento fiscal;
• modelo — e o campo aceita exatamente dois valores: 21 ou 22;
• série;
• número do documento;
• competência de emissão, no formato ano e mês;
• o hash do registro no arquivo do Convênio 115 — campo opcional.

Repare na diferença de granularidade: a nota eletrônica é identificada por uma chave de 44 posições; a de papel, por cinco campos e uma competência. É a diferença entre apontar para um documento que existe numa base e descrever um documento que existe num arquivo da empresa.

O hash do Convênio 115, dentro da NFCom

O sexto campo é o mais interessante, e merece explicação porque vem de outro mundo.

Antes da nota eletrônica, as prestadoras de comunicação emitiam documentos fiscais em via única, por sistema eletrônico de processamento de dados, e entregavam ao fisco arquivos magnéticos com o registro de tudo. Isso é regido por um convênio do CONFAZ de 2003, que uniformiza e disciplina a emissão, a escrituração, a manutenção e a prestação de informações desses documentos — para prestadores de serviços de comunicação e fornecedores de energia elétrica.

O campo da NFCom guarda o hash do registro daquele documento no arquivo magnético — especificamente, o campo 36 do arquivo Mestre de Documento Fiscal. Ou seja: a nota eletrônica não pede o documento de papel; pede a impressão digital do registro dele no arquivo que já foi entregue ao fisco.

É um detalhe elegante e prático ao mesmo tempo. Elegante porque amarra o novo ao velho sem exigir digitalização. Prático porque significa que quem descartou os arquivos magnéticos daquela época perdeu a informação — e ela pode ser exigida.

Exigida, aliás, é o termo certo: a regra que pede o hash é facultativa a critério da unidade federada. Como tantas outras coisas na NFCom, a resposta depende do estado.

A trava de competência: papel só até a obrigatoriedade

Há um limite que fecha a porta do abuso, e ele é simples: informada uma nota de papel substituída, a competência de emissão dela deve ser anterior à obrigatoriedade de emissão da NFCom naquela unidade federada.

Traduzindo: não é possível usar o grupo da nota de papel para referenciar um período em que já se devia emitir eletronicamente. O caminho serve para o acervo anterior à virada, e só para ele.

Isso conversa com o prazo de cinco anos que já mapeamos entre as condições da nota que se quer substituir: há uma janela para trás, e ela tem duas bordas — a idade do documento e a data em que o papel deixou de valer no seu estado.

Os dois remendos de 2024, e o de 2025

O grupo da nota de papel nasceu pensado para a substituição. Mas a convivência com o acervo antigo apareceu em outros lugares, e o leiaute foi ajustado por nota técnica:

1. Cofaturamento que referencia documento anterior à nota eletrônica. Foram inseridos no schema os campos da nota modelo 21/22 em papel para essa hipótese — o arranjo entre operadoras — que tem regras próprias e não se confunde com cobrança de terceiros — podia apontar para um documento que antecede o projeto.
2. Faturamento centralizado com nota anterior só em papel. Criou-se um atributo opcional no item para indicar exatamente isso: que a nota anterior referenciada existe apenas no modelo papel.
3. O CNPJ da nota de papel na substituição. A regra foi ajustada para rejeitar quando o CNPJ da nota em papel diferir do CNPJ do emitente da NFCom de substituição — com uma exceção registrada no texto: casos de alteração de CNPJ por aquisição, fusão ou incorporação devem ser tratados no ambiente de autorização.

Essa terceira é a que mais aparece na vida real do setor. Consolidação entre provedores é comum, e o CNPJ que emitiu o papel muitas vezes não é o que emite hoje. A norma não resolve pelo sistema: manda tratar caso a caso com a administração tributária.

A leitura: a memória do papel é obrigação de quem migrou

Esta é a nossa leitura: a NFCom substituiu o papel na emissão, não no arquivo — e o provedor que migrou continua responsável por conseguir descrever, campo a campo, o que emitiu antes.

Vale lembrar que a guarda do documento fiscal é do emitente, pelo prazo da legislação tributária, mesmo que armazenado fora da empresa — regra que já tratamos ao mostrar que contratar armazenamento não transfere o dever. Aqui isso ganha um contorno concreto: não basta ter a via do documento; pode ser preciso ter o hash do registro dele no arquivo magnético.

Três consequências práticas:

1. Quem trocou de sistema na virada precisa saber onde ficou o acervo antigo. Série, número, competência e hash não estão no emissor novo. Estão no que sobrou do antigo — ou não estão em lugar nenhum.
2. Aquisição e fusão pedem conversa com o fisco, não configuração. Se o CNPJ mudou entre o papel e a nota eletrônica, o caminho é o ambiente de autorização da unidade federada.
3. A janela é dupla e vai fechando. A competência da nota de papel tem de ser anterior à obrigatoriedade da NFCom no estado, e o prazo de cinco anos corre. Referência ao acervo antigo é problema com data de validade.

A pergunta útil, para fechar: “se eu precisar substituir hoje uma nota de papel de 2022, eu consigo levantar série, número, competência e o hash do arquivo magnético — ou vou descobrir que aquele acervo não está mais acessível?”

Onde conferir

As regras citadas são as vigentes na data desta apuração e podem mudar por nota técnica; a exigência do hash e o tratamento de mudança de CNPJ dependem da unidade federada. A data de obrigatoriedade da NFCom varia por estado — confirme a do seu antes de concluir se um documento de papel ainda pode ser referenciado.

Fontes: Ajuste SINIEF nº 7, de 7 de abril de 2022, do CONFAZ, em texto consolidado (cláusula primeira, que institui a NFCom, modelo 62, em substituição à Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21, e à Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicação, modelo 22, e a define como documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente e pela autorização de uso); o Convênio ICMS 115/03, também do CONFAZ, que dispõe sobre a uniformização e disciplina a emissão, escrituração, manutenção e prestação das informações dos documentos fiscais emitidos em via única por sistema eletrônico de processamento de dados para contribuintes prestadores de serviços de comunicação e fornecedores de energia elétrica; o Manual de Orientação do Contribuinte da NFCom — Anexo I, Leiaute e Regras de Validação, versão 1.00a, no portal DF-e da SVRS (grupo de informação da NF modelo 21/22 referenciada, com CNPJ do emitente, modelo restrito aos valores 21 e 22, série, número, competência de emissão no formato ano e mês e o campo de hash do registro no arquivo do Convênio 115, correspondente ao campo 36 do arquivo Mestre de Documento Fiscal; regra G56, código 234, segundo a qual a competência da nota substituída em papel deve ser anterior à obrigatoriedade de emissão de NFCom na unidade federada; e regra G57, código 235, facultativa a critério da unidade federada, que exige o preenchimento do hash); e as notas técnicas da NFCom no mesmo portal — a 2024.002 (inserção, no schema, dos campos da nota modelo 21/22 em papel na hipótese de cofaturamento que referencie documento anterior à implantação da nota eletrônica, e criação de atributo opcional no item para apontar que a nota anterior referenciada em faturamento centralizado existe apenas no modelo papel) e a 2025.001, versão 1.14a (ajuste na regra G46, código 496, que rejeita quando o CNPJ da nota em papel difere do CNPJ do emitente da NFCom de substituição, com a exceção de que casos de alteração do CNPJ por aquisição, fusão ou incorporação devem ser tratados no ambiente de autorização).